Excel3.1. กล่าวนำ
การสร้าง ปฏิทินด้วย Excel จริง ๆ แล้วไม่ได้ใช้เทคนิคอะไรมากมายเพียงแต่เป็นการจัดการ Sheet ของแถวและสดมภ์ เทคนิค Excel ในครั้งนี้จะได้เรียนรู้ในเรื่อง การกำหนดขนาดความกว้างของแถวและสดมภ์ การซ่อนแถวและสดมภ์ การใช้เครื่องมือ การจัดรูปแบบตัววาดรูป รวมถึงการนำ Function มาใช้ในการจัดการกับแถวและสดมภ์
3.2. จำนวนเซลล์ใน Excel
ในแต่ละ Sheet ของ Excel มีจำนวนสดมภ์ (Column) ทั้งหมด 256 สดมภ์ คือ A - IV ขนาดความกว้างของสดมภ์ปกติได้ตั้งค่าไว้คือ 8.43 ส่วนจำนวนแถวมีทั้งหมด 65,536 แถว (Row) คือ แถวที่ 1 - 65,526 ขนาดความกว้างของแถวปกติได้ตั้งค่าไว้คือ 21.75 ดังนั้นในแต่ละ Sheet จะประกอบด้วยเซลล์ที่เกิดจากแถวและสดมภ์มาตัดกันจากแนวนอนและแนวตั้งตาม ลำดับ จำนวนเซลล์จึงมีทั้งหมด = 256 x 65,526 = 16,774,656 เซลล์
3.3. ส่วนประกอบของปฏิทิน
เพื่อให้การ ออกแบบปฏิทินใน Sheet เป็นรูปแบบที่ดูดี เรียบร้อย ช่องเซลล์พอดีกับข้อมูลที่บันทึก มีเทคนิคประการแรกที่จะแนะนำเพื่อให้นำไปใช้ได้ กล่าวคือควรมีการวางแผนโดยการกำหนดการแสดงผลของปฏิทิน ให้พอดีใน 1 หน้ากระดาษและควรมีการตั้งค่าหน้ากระดาษไว้ก่อนล่วงหน้า (ตั้งค่าขอบกระดาษ ซ้าย ขวา บน ล่าง กระดาษแนวตั้งหรือแนวนอน เป็นต้น) และให้กรอกข้อมูลชุดแรกลงไปก่อน (รูปที่ 3-1) หลังจากนั้นให้ดำเนินการจัดขนาดความกว้างของแถวและสดมภ์
รูปที่ 3-1 บันทึกข้อมูลปฏิทิน การออกแบบ ปฏิทินให้มีขนาดพอดีใน 1 หน้ากระดาษแนวตั้ง ในรูปที่ 9 จำเป็นต้องลดขนาดความกว้างของสดมภ์และความสูงของแถวลง ก่อนออกแบบจึงควรมีแบบของปฏิทินในภาพรวมมาเป็นแนวคิดในการจัดการก่อน กล่าวคือ ปฏิทินใน 1 หน้านี้ ควรจะมีขื่อปฏิทินปี มีเดือนทั้ง 12 เดือน วันและวันที่ มีการกำหนดให้แถวแต่ละแถวบรรจุข้อมูลของปฏิทินลงไป (รูปที่ 3-2)
รูปที่ 3-2 การกำหนดแถวของข้อมูลสำหรับการออกแบบปฏิทิน
แถวที่ 1-4 ใช้เขียนชื่อปฏิทิน
แถวที่ 5-6 ใช้ตีกรอบนอกและกรอบใน
แถวที่ 7 เขียน เดือน ปี
แถวที่ 9 เขียน วัน
แถวที่ 11 เป็นแถววันที่ แถวที่ 1
แถวที่ 13 เป็นแถววันที่ แถวที่ 2
แถวที่ 15 เป็นแถววันที่ แถวที่ 3
แถวที่ 17 เป็นแถววันที่ แถวที่ 4
แถวที่ 19 เป็นแถววันที่ แถวที่ 5
แถวที่ 21 เป็นแถววันที่ แถวที่ 6
แถวที่ 22 ใช้ตีกรอบใน
แถวที่ 6-22 เป็นแถวของเดือน ม.ค.-มี.ค.
แถวที่ 24-40 เป็นแถวของเดือน เม.ย.-มิ.ย.
แถวที่ 42-58 เป็นแถวของเดือน ก.ค.-ก.ย.
แถวที่ 60-76 เป็นแถวของเดือน ต.ค.-ธ.ค.
แถวที่ 77-78 ใช้ตีกรอบนอกและกรอบใน
3.4. การตั้งค่าความสูงของแถว
ให้ตั้งค่าดังนี้
แถวที่ 1-4 = 20 แถวที่ 5 = 9 แถวที่ 6 = 3 แถวที่ 77 = 9 แถวที่ 78 = 16
แถวที่ 7-76=16 (ตั้งค่าเป็นขนาด 16 ทั้งหมดก่อน หลังจากนั้น แถวคู่ที่ 8-76 = 3 โดยใช้ F4 ช่วย)
รูปที่ 3-3 การตั้งค่าความสูงแถว 1-4
รูปที่ 3-4 การป้อนค่าแถวสูง = 20
วิธีปฏิบัติ
ตั้งค่าความ สูงของแถวที่ 1-4 โดยเลื่อนเมาส์ไประบายเลือกแถว
ที่ 1-4 (คลิกเมาส์ไปยังแถวที่ 1 ค้างไว้ ลากลงมายังแถวที่ 4 กดเมาส์ปุ่มขวา เลือกความสูงของแถว (รูปที่ 3-3) หลังจากนั้นให้ป้อนค่าแถวสูง = 20 (รูปที่ 3-4) กดปุ่ม ตกลง
การตั้งค่า ความสูงของแถวที่ 5-78 ให้ตั้งค่าตามที่ตั้งไว้ด้านบน ในส่วนของแถวที่ 7-76 ให้ตั้งค่า = 16 ทั้งหมดไว้ก่อน หลังจากนั้นให้เปลี่ยนการตั้งค่าเฉพาะในแถวคู่ตั้งแต่แถว 8-76 = 3 โดยใช้ F4 เป็นตัวช่วยเหลือในการใช้คำสั่งให้วนซ้ำ โดยให้ปฏิบัติดังนี้ เลื่อนเมาส์มากดเลือกแถวที่ 8 ตั้งค่าความสูงของแถวที่ 8 = 3 กดปุ่ม ตกลง ไปที่แถวที่ 10 หลังจากนั้นกด F4 ในส่วนที่เหลือก็ให้ไปที่แถวที่ต้องการและตามด้วยการกด F4 จะได้ผลการตั้งค่าความสูงของแถวตามค่าที่กำหนดไว้
3.5. การตั้งค่าความกว้างของสดมภ์ ให้ตั้งค่าดังนี้
สดมภ์ที่ A = 0.8 สดมภ์ที่ B = 1 สดมภ์ที่ C = 0.3 สดมภ์ที่ D = 3
สดมภ์ที่ E-AW สลับขนาดระหว่าง 0.3 และ 3 โดยเริ่มต้นที่ 0.3 ก่อน
สดมภ์ที่ AX = 1 สดมภ์ที่ AY = 3
รูปที่ 3-5 การตั้งค่าความกว้างของสดมภ์ รูปที่ 3-6 การป้อนค่าสดมภ์กว้าง = 3 วิธีปฏิบัติ
ตั้งค่าความ กว้างของสดมภ์ โดยเลื่อนเมาส์ไประบายเลือกสดมภ์ที่ A-AY (คลิกเมาส์ไปยังสดมภ์ A ค้างไว้ ลากไปทางขวาจนถึงสดมภ์ AY กดเมาส์ปุ่มขวา เลือกความกว้างสดมภ์ (รูปที่ 3-5) หลังจากนั้นให้ป้อนค่าความกว้างสดมภ์ = 3 (รูปที่ 3-6) กดปุ่ม ตกลง
ตั้งค่าความ กว้างของสดมภ์ตามค่าที่กำหนดไว้ด้านบน โดยใช้ F4 เป็นตัวช่วยเหลือในการใช้คำสั่งให้วนซ้ำ ให้ปฏิบัติเหมือนกับการกำหนดขนาดของแถวที่ได้กล่าวแล้วข้างต้น ได้รูปแบบของแถวและสดมภ์ รูปที่ 3-7
รูปที่ 3-7 รูปแบบของแถวและสดมภ์ที่ได้ตั้งค่าตามที่กำหนดไว้
3.6. การผสานเซลล์
หลังจากได้มี การกำหนดค่าของแถวและสดมภ์ จนได้รูปแบบของปฏิทินเป็นรูปเป็นร่างขึ้นมาบ้างแล้ว
ขั้นตอนต่อไป คือการจัดแนวกลาง (ผสานเซลล์) ให้กับเดือนและปี โดยการระบายแถบทึบจาก D7:P7 กดเมาส์ปุ่มขวาเรียกคำสั่งเมนูลัดขึ้นมา เลือก รูปแบบเซลล์ (รูปที่ 3-8) เพื่อเรียกกรอบตอบโต้ในการจัดรูปแบบเซลล์
รูปที่ 3-8 การเรียกคำสั่งผสานเซลล์ รูปที่ 3-9 การกำหนดรูปแบบในการจัดรูปแบบเซลล์ เลือก การจัดวาง ในส่วนของการจัดตำแหน่งข้อความ แนวนอนและแนวตั้ง ให้เลือกกึ่งกลาง สำหรับตัวควบคุมข้อความ ให้เลือกผสานเซลล์ (รูปที่ 3-9) กดปุ่มตกลง
หลังจากนั้น ให้ผสานเซลล์ เดือน กุมภาพันธ์และเดือนมีนาคมที่เหลือโดยใช้ความสามารถของเครื่องมือ (จัดรูปแบบตัววาดรูป) ไปที่
(ให้ ตรวจสอบดูด้วยว่า Active Cell ของช่วงเซลล์ที่ทำงานอยู่คือ D7:P7) หลังจากนั้นกดปุ่มเลือกเซลล์ T7 ของเดือนกุมภาพันธ์ ไปที่หลังจากนั้นกดปุ่มเลือกเซลล์ AJ7 ของเดือนมีนาคม 3.7. ทดลองดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
หลังจากได้ วางโครงร่างของปฏิทินได้ส่วนหนึ่ง ให้ไปที่ แฟ้ม/ตั้งค่าหน้ากระดาษ ในส่วนของกรอบตอบโต้ตั้งค่าหน้ากระดาษ คลิกเลือกแถบเครื่องมือ หน้า คลิกเลือกวางแนวตั้ง อัตราส่วนให้ปรับเป็น 90 เปอร์เซ็นต์
หลังจากนั้น ให้คลิกเลือก ระยะขอบ ให้ตั้งค่าดังนี้ ซ้าย = 1.4 ขวา = 0.4 บนและล่าง = 1.5 หัวและท้ายกระดาษ = 0.8 คลิกเลือกจัดกลางหน้ากระดาษ ตามแนวตั้ง กดปุ่มตกลง
เมื่อตั้งค่าหน้ากระดาษเสร็จแล้ว ให้ไปที่
เพื่อดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ 3.8. ออกแบบปฏิทินส่วนที่เหลือ
ไปกำหนดทำแถบทึบของช่วงเซลล์ B12:AX13 (เพื่อคัดลอกรูปแบบไปวางไว้ในช่วงเซลล์ส่วนอื่น) ไปที่
หลัง จากนั้นคลิกเมาส์ไปวางไว้ที่เซลล์ B14 ผลที่ได้จะทำให้ช่วงเซลล์ B14:AX15 มีรูปแบบเหมือนกับช่วงเซลล์ B12:AX13 ให้ปฏิบัติซ้ำจนได้จำนวนแถวของวันที่ 6 แถว ตีเส้นกรอบในของแต่ละเดือน โดยไปเลือกแถบทึบ ช่วงเซลล์ C6:Q22 (เดือนมกราคม) กดลูกศรลงที่แถบเครื่องมือ เส้นขอบ คลิกเลือกรูปแบบเส้นขอบขวาล่างสุด (รูปที่ 3-10) ตีเส้นกรอบในเดือนกุมภาพันธ์และเดือนมีนาคมที่เหลือ จะได้รูปแบบปฏิทิน 3 เดือน (รูปที่ 3-11)
รูปที่ 3-10 การเรียกเส้นขอบมาใช้งาน 
รูปที่ 3-11 รูปแบบปฏิทิน 3 เดือน เมื่อได้รูป แบบปฏิทิน 3 เดือนแล้วก็คัดลอกรูปแบบดังกล่าวจาก 3 เดือนเป็น 6 เดือนและ 12 เดือนตามลำดับ จะได้รูปแบบปฏิทินครบทั้ง 12 เดือน ใส่เดือนปีและวันที่ในแต่ละเดือน ตกแต่งปฏิทินให้ดูสวยงามตามต้องการ
3.9. การเขียนชื่อปฏิทิน
แถวที่ 1-4 ได้เว้นไว้สำหรับเขียนชื่อปฏิทิน ให้ใช้คำสั่งจากเครื่องมือในรูปวาด กรณียังไม่มีเครื่องมือดังกล่าวให้เรียกคำสั่งของเครื่องมือนี้มาใช้ โดยไปที่ มุมมอง/แถบเครื่องมือและกดเลือกรูปวาด ที่ส่วนคำสั่งของรูปวาด ให้คลิกปุ่มลูกศรลงที่รูปร่างอัตโนมัติ เลือกดาวและป้ายประกาศและเลือกเลื่อนแนวนอน (รูปที่ 3-12) นำป้ายที่เลือนแนวนอน ไปกดเมาส์ลากแล้วปล่อยวางลงในเซลล์แถวที่ 1-4 ที่เตรียมไว้ หลังจากนั้นกดเมาส์ปุ่มขวาเรียกคำสั่งเมนูลัดขึ้นมา (ก่อนกดเมาส์ปุ่มขวาต้องให้มั่นใจว่าเมาส์ได้ชี้ไปยังป้ายที่นำไปวางโดยที่ ปลายลูกศรมีเครื่องหมายลูกศรชี้ไปทั้ง 4 ด้าน) เลือก เพิ่มข้อความ (รูปที่ 3-13) พิมพ์คำว่า ปฏิทินปีพุทธศักราช 2546 แก้ไข เปลี่ยนแปลงตำแหน่ง ตกแต่งสีสรรให้ดูสวยงามตามต้องการ หลังจากสร้างปฏิทินเสร็จเรียบร้อยแล้วให้ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง โดยการพิมพ์ออกมาดู ผลงานที่ได้จะเหมือนกับรูปที่ 3-2 ที่ได้ออกแบบไว้
รูปที่ 3-12 การเรียกป้ายประกาศมาใช้งาน 
รูปที่ 3-13 การเพิ่มข้อความลงในป้ายประกาศ3.10. การซ่อนแถวและสดมภ์
ปฏิทินที่ออก แบบนี้ได้ถูกสร้างลงใน Sheet ที่มีจำนวนเซลล์หลายล้านเซลล์ เซลล์ส่วนอื่น ๆ ที่ไม่อยู่ในส่วนของปฏิทินเป็นเซลล์ที่ไม่จำเป็นและไม่ต้องนำมาใช้แสดงจึง ควรมีการซ่อนเซลล์ดังกล่าวไว้ดังนี้
การซ่อนแถว ให้กดปุ่มเมาส์ไปเลือกแถวที่ 79 หลังจากนั้น กดปุ่ม Ctrl+Shift ตามด้วยปุ่มลูกศรลง คลิกเมาส์ปุ่มขวาเลือกคำสั่ง ซ่อน
การซ่อนสดมภ์ ให้กดปุ่มเมาส์ไปเลือกสดมภ์ AZ หลังจากนั้น กดปุ่ม Ctrl+Shift ตามด้วยปุ่มลูกศรขวา คลิกเมาส์ปุ่มขวาเลือกคำสั่ง ซ่อน
3.11. แบบฝึกหัดของงานสร้างสรรได้ด้วยตัวเอง
หลังจากได้ เรียนรู้และฝึกปฏิบัติจริงกันแล้วจะเห็นได้ว่าการสร้างปฏิทินด้วย Excel ไม่ได้เป็นเรื่องที่ยุ่งยากหรือสลับซับซ้อน ผู้เรียนก็ยังสามารถเรียนรู้การจัดการแถวและสดมภ์ในหลายรูปแบบ อีกทั้งยังสามารถนำเทคนิคต่าง ๆ เหล่านี้ไปประยุกต์ใช้ในการจัดการ Sheet ในส่วนอื่น ๆ ต่อไป ที่สำคัญก็คือความรู้สึกภูมิใจที่ได้ออกแบบสร้างปฏิทินขึ้นมาด้วยตัวเอง สุดท้ายขอให้ผู้ปฏิบัติได้ฝึกการออกแบบปฏิทินในรูปแบบอื่น ๆ อย่าลืมหลังจากออกแบบแล้ว นำความภูมิใจของคุณส่งต่อให้คนอื่นด้วย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น